Управление на промяната. Как да водим една компания към иновации.

06.05.2020
“We always overestimate the change that will occur in the next two years and underestimate the change that will occur in the next ten.”
Bill Gates
 
Отделете минутка и си представете света, в който бяхме преди 10-13 години (трудно е да се повярва, че 2007 г. беше преди 13 години) Facebook все още се конкурираше с MySpace за трафик, Amazon беше известен предимно с продажбата на книги, а iPhone току-що беше пуснат, но все още далеч от днешната си слава на гигант. По-популярни марки бяха BlackBerry и Nokia, а техните функции все още бяха далеч от това, което познаваме под наименованието smart phones (умни телефони). Най-известната фраза на BlackBerry през 2007 г. на премиерата на iPhone бе 'We'll Be Fine'.

Промените са особено динамични в света на технологиите, който ни залива през последните 20 години и превзе ежедневието ни. Говорим за роботи и AI, чат-ботове, IoT, виртуални събития, добавени реалности (AR), FinTech дигитализация и дори за позиции в компании като „Мениджър на промяната“, Мениджър „Дигитална трансформация“.

Управлението на една компания под въздействието на промени от външни или вътрешни фактори е повече от съкрушително или възможност за тези, които са пъргави, умни и визионери.
Управлението на промяната е свързано с преструктурирания на компании, производства, автоматизации и дигитализации, покрай които възникват изцяло нови звена и нужда от специалисти, а стари се закриват или променят. Свързано е и с промяна на производство на продукти, смяна на комуникационната стратегия, когато засяга и големи процеси като примерно цялостно ре-брандиране. Често говорим за управление на промяната покрай кризи, а кризата покрай COVID19, доведе до необходимост за бързи действия и редица промени в много глобални компании.
 
Смелостта да не спираш да се променяш е в основата на бизнеса.
Трансформацията на всички нива в една организация е ключова.
Добре  подготвените компании и компаниите с мениджъри визионери успяват да се подготвят добре за предстоящи промени, както и по-бързо и лесно овладяват ситуации, преди те да прерастнат в кризи за самата компания.
Преди компанията да спре да съществува или бранда да изчезни завинаги.   
 
Как да управляваме промените?
Джон Котър e университетски преподавател в Харвард и консултант по мениджмънт и организационна трансформация, автор е на множество бестселъри, сред които “Ръководство на промяната” (1996), “Сърцето на промяната” (2002), “Айсбергът ни се топи” (2006) и др.

Той определя 8 стъпки при управлението на промяната:
  1. Засилете чувството за неотложност
  2. Изградете ръководния екип
  3. Изградете визията за промяната
  4. Комуникирайте промяната, така че хората да я приемат
  5. Овластете действието
  6. Създайте краткосрочни победи
  7. Не се отказвайте
  8. Направете промяната устойчива
 

Как да създадете чувство в цяла група от хора от ПРОМЯНА?
Ако повече хора осъзнали потребността от промяна започнат да говорят за това, то чувството за неотложност ще се засили, а това би дало първоначалния тласък.
За да се засили чувството за неотложност, един ръководител може да:
  • Определи потенциалните заплахи пред организацията и да разработи сценарии какво може да се случи;
  • Определи примамливи възможности пред организацията;
  • Инициира дискусии по темата за промяна и въвлече небоходимите „съмишленици“ – клиенти, други хора от бранша, мениджъри и служители от самата организация, за да има адекватни експертни мнения.
 
За да изгради правилно визията за промяна, мениджърът може да:
  • Определи ценностите, които са ключови за осъществяване на промяната;
  • Разработи визия в 1-2 изречения – кратка формулировка, в която се улавя есенцията на това, което организацията ще представлява в бъдеше;
  • Създаде ясна стратегия, с чиято помощ да се осъществи визията.
 
За да създава краткосрочни победи, мениджърът може да:
  • Потърси проекти или задачи за изпълнение, които могат да се приключат успешно без помощ от критиците на промяната;
  • Анализира внимателно предстоящите цели и проекти, техните силни и слаби страни, възможности и заплахи, с цел да не се предприема работа по твърде предизвикателни, скъпи или изискващи прекалено много време цели;
  • Награждава хората, които активно се включват в работата по постигане на набелязаните цели.
 
Съпротива пред Организационните промени:
Според Котър основните причини за съпротивляването на промяната са 4:
1. Ниско ниво на приемственост към промени. Това е заложено в повечето хора, които не са в групата на Новаторите.
2. Ограничен личен интерес – желанието да не загубят нещо, което са имали.
3. Погрешно разбиране за промяната и това, което следва
4. Вярване, че промяната не е приложима и е безмислена.
 
Лесно може да се направи връзка между психографската сегментация на обществото например като потребители и отношението към новостите с отношението на тези групи към промените и в организацията, реда, правилата.
Това прави управлението на промяната по-лесна, ако знаем към коя група как да насочим подхода си, как да комуникираме, кои да привлечем за „посланници“ на промените, за да успеем да предадем от техния положителен заряд към по-трудните групи или „съпротивата“ на промените.
Какво е психографската сегментация?
Това е изследователски инструмент, който позволява да се постигне по-дълбоко разбиране на основните мотиви на хората като потребление и като възприятие на новостите. Тази сегментация използва променливи, свързани с личностните черти, ценностните нагласи и начина на живот и определя споделените характеристики на специфична група хора, показващи защо те правят своите избори в живота и обяснява навиците им.
 
Според маркетинг проучвания от 2014 г. в психографската сегментация на българския потребител, преобладават Конформистите (21,6 %), а те заедно с Индивидуалистите (10,6) и Традиционалистите (12,3%) формират най-големия сегмент.
„Реформаторите“ (или така наречените „Новатори“), са едва 13,5%, а те са групата, която най-лесно би приела организационни промени, особено свързани с иновации, дигитализация.



 
По данни от http://arbitrageresearch.com/

Как всичко това да приложим в една ивент компания?
 
Събитийният бранш е свързан с управлението на много хора, често дори не собствени служители, а външни екипи от подизпълнители. Не само.
Свързан е с управлението на процеси, логистика на наличности и склад, управлението на време. Всяка една промяна в тази дълга верига може да доведе както дo подобряване на процеса, така и да съпротива вътре в екипа или в начина на работа с доставчици или клиенти. Важно е всеки „засегнат“, да осъзнава необходимостта и предимствата на новото и нуждата от промяна на модела. Има редица малки компании, които не намират нужда да правят промени и толкова са улисани с фразата „нямам време“, че забавят сами растежа си и развитието си.
 
Сещаме се за няколко съвети от личен опит на бизнес промени, които само биха улеснили една не само ивент компания, но и всяка малка и средно голяма компания да продължи напред по-модерна и със самочувствие за ефективен модел за управление.
 
В крайна сметка всяка иновация = повишена конкурентоспособност
 
1. Въведете Мисия, Визия и Корпоративни ценности на компанията.
Разбира се,че трябва да са в унисон с Визията на ръководителя за бизнеса, но и той трябва да дава личен пример в спазването им.  Напомняйте ги на целия екип и на себе си периодично.
 
2. Въведете системи за управление на информация. 
Много компании нямат CRМ за управление на отношенията си с клиенти, нямат ERP за управление на складовите си наличности. Дигитализирайте максимално информацията, маркетинг кампаниите си, комуникацията с клиента (има опции за autoreply чат-ботове и др.) Има безкрайно много приложения.  
 
3. Въведете бизнес култура на комуникация и бранд идентичност.
Как се отговаря на мейл на клиент и кога, как се обобщава информация за предстоящо събитие, какъв е цялостния action plan? Имате ли готови сценарии, имате ли back up plan? Как изглеждат сигнатурите на мейла ви, имате ли бранд идентичност в изготвянето на презентации, ползвани шрифтове, цветове и др? Направете си Company Bible с ясни правила за комуникация, действия и поведение, отговарящи на корпоративните ценности. Изгответе ясни процедури и сценарии  с оценка на рисковете, за да може служителите ви да имат увереност как да реагират в определени ситуации.
 
4. Оптимизирайте процеси и екипи. Реструктурирайте.
Има редица възможности за оптимизиране на процеси чрез дигитализация и пренасочване на труда на работещите при вас, към по-творчески и стратегически за бизнес развитието на компанията функции.  Линейният и  вертикалният мениджмънт - отдавна започнаха да се изместват. По-иновативните и дигитални компании вече говорят за AGILE management. Ако може да устроите процеса на работа така, че всеки да е овластен да взима решение на момента ако то е обосновано и трябва да се реагира веднага, за да се постигне резултат или избегне проблем.  В Agile Management говорим за това, че крайният РАБОТЕЩ ПРОДУКТ е по-важен от изчерпателната документация, добрата комуникация с клиента е по-важна от формализирането на договори, а ПОСТОЯННОТО РЕАГИРАНЕ НА ПРОМЕНИ е по-важно от следването на първоначалния план.
Agile мениджмънт е много използван в Google, Facebook, Adobe, IBM, SAP и т.н. 
Оптимизирайте срещите си, правете виртуални срещи и видеоконференции, оптимизирайте процеса си за контакт с клиента и начина, по който изготвяте оферти.

5.  Иновации. Обучения и пак иновации.
Иновациите както казахме сa много важни за повишаването на нашата конкурентоспособност. Често говорим за дигитализация и автоматизация на процеси, но има и много други малки стъпки за да усетим „wind of change”.
 
Не подценявайте силата на вътрешните обучения – не само за вашите продукти и услуги, но и развивайте таланти. Делегирайте. Ако някой се провали, покажете му грешката и му дайте втори шанс. Това сме го правили много пъти и признаваме – бъркали сме. Ако решим да се доверим на някой и таланта му, без да сме проверили изцяло подготовката му и обучението, то може да се издъните дори като екип, а това е недопустимо. Направете и добър психологически профил на екипа си. Оценете силните и слабите страни на всеки, за да използвате силите максимално и не се фокусирате върху пропуските.
 
В малка компания се оказва, че и само един човек да е съпротива на полезните промени и иновациите, то може да отрови целия екип. Затова не правете компромиси с хора, които са против промените и иновациите и нямат вътрешният мотиватор да се променят, учат и развиват, колкото и на пръв поглед да ви изглеждат полезни с опита си за компанията.
 
Разбира се, всичко това ще отнеме време, обучения, комуникация вътре в компанията, но каквито и съпротиви да има, трябва да продължите да вярвате в силата на промяната.
 
Бизнесът е като карането на колело, не трябва да спираш да караш, дори и да ускоряваш или забавяш, за да не паднеш.